合約管理解決方案

企業客戶合約、廠商合約乘載營業機密與各種特殊條款，合約期間仰賴人工追蹤履約事項交付、應付帳款支付、應收帳款入帳、合約到期管理等，遑論內外部人員調閱合約正本導致的資源損耗，影響組織營運效能。

合約管理常見挑戰

• 跨單位的合約審核與條文修訂的註解，無法如實呈現於正本合約內文，導致簽約後解釋爭議條文時，無法立即掌握當初條文審閱的時空背景，增加營業風險。
• 缺乏支持跨部門合約審核流程的系統，影響合約簽訂時效，導致應收帳款延遲入帳、合約標的物延遲交付。
• 合約儲存方式依業務型態各有不同，如:客戶合約 & 廠商合約 實體檔案儲存、電子檔備存、存放的網路磁碟各有不同，難以統一納管，無法落實 ISO 規範。
• 耗費大量人力支援跨部門合約調閱，影響員工高產值關鍵任務工時，且無法留下合約調閱紀錄，造成資安破口與稽核漏洞。
• 合約到期後才發現尚未進行續約或終止合約，影響企業營運。

合約管理優化方案

• 依據業務型態設定各種「合約審核流程」，審核註解、評論、合約版本歷程統一儲存於ECM，實現集中管理。
• 合約內容比對功能，加速文件審核與簽訂，順暢後續財務與業務流程。
• 合約正本用印後，透過事務機面板「合約歸檔快捷鍵」，加速紙本掃描歸檔流程。
• 「合約模板」擷取合約內關鍵資訊，串接後端業務系統，如：CRM、ERP、BI等，加速企業營運流程並提高數位資訊正確性。
• 完整「合約調閱」模組，可限制調閱文件開啟次數、調閱到期日，是否可以下載電子檔、加密碼、加浮水印等規則，並留下調閱的軌跡紀錄，提升合約調閱效率與符合稽核與資安規範。
• 自動通知合約到期日，以利提早安排續約或終止合約流程。

優化合約管理帶來的效益

• 統一納管合約版本、審核流程、註釋，累積集體智慧，加速營運決策。
• 自動擷取合約關鍵資訊，串接後續業務系統(如:ERP/CRM/BI)，強化企業文件流程與營運效能。
• 提供符合資安規範的電子合約調閱平台，留下軌跡紀錄供稽核，降低營業風險。
• 符合合約續約與終止處置時效。
• 符合ISO 文件生命週期控管。
• 降低耗時合約紙本管理與調閱，釋放員工生產力，投入關鍵高產值任務。