文件生命週期，助您解決頭痛的文件管理問題
大部分工作者的辦公日常，就是透過文件傳遞重要訊息，進而達成共識。因此公司企業最重要的智慧資產，其實是文件資訊。然而隨著進入資訊爆炸的數位化時代，紙本與電子文件管理成為許多員工和管理者頭痛的問題。
例如，你是否曾因為資料夾命名不清，臨時查找不到關鍵文件？或是在審閱合約時，因Email 傳簽導致合約失蹤與版本紊亂，耗費許多時間呢？據調查，49%的員工由於公司內部文件管理不當，難以快速找到所需檔案，造成工作任務的延宕。企業主往往希望採買各種管理軟體解決這些問題，但就像蓋房子需要設計圖，公司也需要先行制定文件管理政策，才能選用適合的解決方案，將錢花在刀口上。
然而隨著文件數量和複雜性不斷增加，制定管理政策並不容易。首先必須要了解文件從誕生到銷毀，中間會面臨哪些流程問題。專家因此提出了文件生命週期的概念，為制定文件管理政策提供一個很好的基礎骨架。
什麼是文件生命週期？
文件的類型繁多，大致可分為結構化（有固定欄位、固定格式和順序的資料，如:表單）與非結構化（沒有固定欄位，也沒有固定格式的資料，如: 電子郵件）兩種。不論是何種類型，這些文件從產生到銷毀，都會經歷不同的歷程，為了方便制定其管理策略，美國學者Philip C. Brooks於1940年提出文件生命週期的概念，將文件流程比擬成生物的出生和死亡，強調同一份文件在不同階段的維護方式應有差異。
文件生命週期可分成四階段：
- 產生與蒐集
由個人產生的資訊，或由外部產生，再由個人或機構中的單位接收的資訊。 - 保存與維護
將產生的文件，依照需求邏輯加以分類（如文件產生日期、人名等等）。並定義存取權限（機密性），依此決定存放的位置。 - 存取與運用
將文件發布在公開平台或轉發其他單位使用。需設定明確版本劃分，以及檢索邏輯。確保有審核機制讓文件收發雙方獲取最新的正確資訊。 - 典藏或銷毀
定期處置分類架構內的文件，例如銷毀，或將紙本文件放入檔案櫃中典藏，亦可透過掃描數位化後進行保存。
不同生命階段的挑戰
文件的存在就如同推動企業運轉的齒輪，看似不起眼，其實關係著企業內部的工作流程。據調查，42%的員工認為公司內部的文件流程大多仰賴人工作業，造成生產力降低，且增加管理成本。錯誤的文件流程不僅會讓員工在除錯、稽核、檢討上浪費時間，甚至會導致跨部門的衝突與磨合、也可能引發客戶問題風波。以下將說明在不同的文件生命階段，會面臨的各種挑戰。
- 1.產生與蒐集階段如何轉化非結構資料？
- 2.保存與維護階段如何規劃歸檔邏輯？
- 3.存取與運用階段如何提升訊息傳遞效率？
- 4.銷毀與典藏階段如何解決存放問題？
在產生與蒐集階段，文件創建者的困難在於如何將各種型態的非結構化資料（例如Email內容或是PDF等非文字資料），轉化成具有意義的文件。在保存與維護階段，若缺乏清楚的分類歸檔和存取權限，會導致後續查找調閱的困難，以及資料外洩的風險。在存取與運用階段，大部分的員工習慣透過Email傳遞文件資訊，缺少標準化的文件審查平台，降低了傳遞訊息的效率和安全性。在最後銷毀與典藏階段，長久累積下來的文件不僅佔據辦公室空間，疫情導致遠距辦公後難以數位查找，讓企業開始重視數位化需求。
企業所要考量的不僅僅是文件生命週期的脈絡，同時亦須面對高達80%的未結構化資料的存在，以及大量電子文件與紙本文件中的轉換把關。對於現代企業而言，文件管理不善引發的問題，已成為隱藏的未爆彈。
如何克服文件管理的挑戰？
隨著全球企業發展邁入數位化時代，我們可以透過資訊科技解決上述四個階段的問題。
若企業缺乏數位化的文件策略，大量的紙本資料不僅在保存與維護階段難以清楚分類歸檔，也不易在存取與運用階段追蹤使用軌跡。
有了數位化的基礎，企業內容管理平台則能協助統一納管資料。例如在文件產生與蒐集階段，透過使用光學字元辨識的文件擷取技術，將各種型態的非結構化資料轉成文字資料統一納管，協助使用者在保存與維護階段使用全文檢索輕鬆調閱資料，並在存取與運用階段，透過自訂文件流程，提升文件審核的效率。
文件數位化和企業內容管理，可說是改善文件流程管理的兩把利器，透過它們能夠有效協助企業提升工作效率，建立文件管理政策，為文件每一段生命周期找到最適切的管理方式。
掌握文件生命週期，才能完善文件管理
文件生命週期框架的真正意義，其實是協助公司企業進行有效的成本控制；理解了文件生命週期的概念後，管理者才能針對不同生命階段、不同型態的資料，思考如何制訂管理政策，解決文件流程的種種問題。
台灣理光的核心價值，就是打造人與資訊的溝通平台。透過提供最適切的解決方案，我們希望能讓文件在每一個生命階段獲得最好的保護，降低企業管控資訊的風險。就讓台灣理光為您把關文件生命週期，讓您可以將更多的時間投入發展企業核心，持續專注前行！