為什麼您的企業需要文件數位化服務?
對於企業來說，文件資料是最重要的智慧資產。在商業流程、內部流程的各個環節都隱含著大量文件資料的傳遞，無論是每年、每月的財務報表、與客戶簽訂的合約，還是產品的檢驗報告等等，當各種文件不斷增加時，若沒有妥善的管理解決方案，不僅會花費許多人力與時間整理，更會造成後續的查找困難和資安隱憂。
許多調查數據同時也應證了這一點。如美國智慧流程管理公司 Nintex 在2018年的一份調查提到，49%的員工由於公司內部文件管理不當，難以快速找到所需檔案。亦如 IDC 國際數據資訊在2019年做的調查也指出，42%的員工認為公司內部的文件流程大多仰賴人工作業，造成工作效率和生產力降低，且衍生更多管理成本。
種種跡象顯示，文件資料的管理在企業中的重要性不容忽視，無論是各種電子文件的散落問題、亦或是轉化成紙本文件後的串流管理，在在都是企業需要著眼的課題。在這些資料類型中，儘管數位化的發展越來越全面，但紙本文件始終沒有徹底從商業流程中消失。相反地，正由於減少了非必要列印的文件，紙本含有重要機密的比例增加。這讓企業需要有更良好的文件數位化解決方案，減少整理和查找文件所需花的成本，增加對於重要紙本資訊的維護。
因應這樣的需求，文件數位化服務（Document Process Outsourcing, DPO）隨之誕生。
什麼是文件數位化服務(DPO)?
DPO ( Document Process Outsourcing ) 提供的是將紙本文件數位化的服務，包括掃描歸檔、定義分類和資安層級，以及制定文件管理系統，將紙本資訊轉換為更易管理的數位資產，並透過交給可信賴的第三方廠商協助您完成。
- 降低管理成本
大量的紙本數位化動作，均需仰賴人力執行，能夠不需新增員工或僱員，亦可避免對應內部管理作業成本增加。 - 增加經濟效益
在文件數位化之後，紙本文件即可轉移至較低廉的存放中心，節省文件置放佔用之昂貴的辦公空間，降低辦公環境營運成本。 - 增進安全及效率
透過電子文件優先進行即時檢閱，減少紙本查找時間與可能性的往返運送之費用，既可增加調閱文件之效率，亦可降低紙本正本的傳遞遺失風險。 - 避免各種因環境因素造成之文件毀損
數位化後之原始文件透過妥善保存，置放於適宜的存放中心，可保持文件在恆溫、恆濕的環境中收納，能避免毀損珍貴文件。
台灣理光如何協助您文件數位化？
台灣理光擁有專業DPO服務團隊，提供完整文件數位化、倉儲管理以及一站式文件生命週期服務，並以以嚴格的作業流程安排，為您解決企業文件流程問題。
在與客戶初步接觸時，顧問會透過現地場勘確認需求，針對堆積的紙本文件，透過兩步驟，先將雜亂的文件依照客戶定義的原則「標準化」分類，再進行整理以及歸類，分批進行數位化。
數位化完成後，台灣理光會依照客戶需求及檢索規則，將數位化檔案命名，方便後續查找。
台灣理光的DPO服務，可為您省下紙本資料佔據大量空間產生的營運成本。透過文件管理系統有效歸檔後，員工也可更輕鬆查找檔案，紙本文件也可依法定存放時間排程銷毀。就讓台灣理光為您訂定完善的文件流程服務，讓您可以將更多的時間投入發展企業核心，持續專注前行！