合約流程全解析：企業如何優化合約管理？

合約起草階段會經歷協商與談判，雙方就金額、服務內容、責任承擔等與簽約目的相關的事項達成共識。

「⚠️問題」
在起草階段，條文變動是最頻繁的。一般而言企業會從公版合約做條文的增修。然而若僅用電子信箱做合約的傳遞，容易因版本太多而疏漏對方所做的修正，拖慢專案進度。

對於法務人員來說，合約審查是最忙碌的時刻。需確認預算、金額是否符合公司政策規定。同時公司也需要制定合理的審閱關卡，確保能在時程內完成合約審閱。

「⚠️問題」
當一份新合約到法務人員手中時，最常見的是兩個動作。第一是和公版合約比對增修部分，第二是調閱該份合約的「關聯文件」，例如過往合作價格、簽約內容等，若僅仰賴人工，兩項作業都耗時費工，且容易有錯誤發生。

通過內部審核就進入雙方用印。此時關鍵在於準確追蹤合約的用印進度，例如合約是否簽回、提供完整附件。

「⚠️問題」
在用印階段需確認附件是否補齊，若採用紙本作業，郵寄的時間不僅曠日廢時，也有紙本寄失的風險。

用印簽約後就進入合約執行。包含履約情形、付款條件、結算對帳、續約、合約到期日等等。

「⚠️問題」
常見的問題是缺乏提醒機制，導致合約到期後未進行續約或終止合約，延誤營收認列、增加罰則風險，影響企業營運。

最後一個階段是將完成的合約歸檔。合約結束後，其內容需要保留供後續調閱。

「⚠️問題」
尚未數位化的紙本合約常碰到的問題包含分類雜亂難以調閱、放置過久導致損毀。在數位化後，也可能發生調閱權限控管不周的情形。

合約執行完後，相關成果與數據都需妥善保存，以應對審計或是內部與外部稽核。

「⚠️問題」
大型專案或是連鎖業者的合約與關聯文件時常數量驚人，導致調閱效率低落。另外若缺乏完善的簽約軌跡紀錄，也會讓稽核難以進行。