讓企業維持敏捷與彈性的雲端解方
世界局勢的變化快速，氣候變遷帶來的不確定因素以及因應新創科技形成的各種消費模式的轉變，讓循環經濟、ESG、AI 技術等議題成為企業應評估的新課題，企業必須在經營永續的前提下，保持敏捷和突破傳統，採取更加彈性、靈活的商業策略，才能在應對危機的同時掌握機會。
這意味著企業須更妥善的整合人力與資源，持續優化工作流程並提升工作效率與彈性，達到使用者滿意、管理者高效、經營者獲利的三贏局面，而其中，作為公司資訊串流的媒介──文件，通常是最容易被忽視卻又是日常營運中最重要的一環，一般企業在資料和文件管理上碰上的挑戰包含：
- 如何優化文件流程，讓員工能在各種時間、地點保持工作彈性與高度生產力？
- 如何輔助管理者能在面對各種設備與資源管理的需求上，做到有效追蹤且輕鬆管理?
- 如何確保企業文件安全，妥善保護重要的機敏資料避免風險成本？
面對這些挑戰，讓文件流程結合雲端服務，成為企業兼顧工作效率、彈性與生產力、安全性的解決方案。
雲端如何優化文件流程？
雲端是指透過網際網路存取的伺服器，雲端伺服器可位於遙遠的資料中心，代表公司不必負擔建置和維護伺服器以及更新軟體的成本。以租車和買車舉例，雲端服務就像不用負擔購買、每年保養車輛的成本，只在需要開車時再按需付費即可。對於企業而言，其好處在於資源的運用可以更加彈性，以面對變動的市場環境。
根據服務內容的不同，雲端服務可再細分成三類：
1. 基礎架構即服務（IaaS）
提供伺服器、網路功能、雲端儲存空間等基礎架構，使企業在此環境中使用自己的平台與應用程式。
2. 平台即服務（PaaS）
提供可管理的雲端平台，企業可在平台上開發、自訂測試企業自己的應用程式。
3. 軟體即服務（SaaS）
屬於最常見的雲端服務類型。企業不需要在本地裝置上安裝應用程式，而是透過網路直接與雲端環境連結，進而使用應用程式。
在工作時間、地點走向彈性的環境中，文件輸出結合雲端服務可讓工作者將文件掃描上雲端，透過各種裝置更加靈活地使用文件。從企業層面來看，雲端服務最大限度的減低IT人員在維護與輸出設備相關的軟硬體的負擔，同租車與買車的例子，以按需付費的訂閱模式保持資源運用的彈性。
以下將以台灣理光提供的雲端解決方案Ricoh Smart Integration（簡稱RSI）說明，文件輸出結合雲端服務如何協助企業在快速變化的商業環境中保持敏捷與創新，持續在核心領域專注前行。
串聯不同工作模式的雲端平台：RSI
台灣理光的 RSI 解決方案專門為當今企業與工作者彈性需求設計，提供平台即服務與軟體即服務。RSI兼顧了遠端工作、在固定辦公地點以及移動辦公的需求，打造了串聯三種工作模式的雲端列印平台，在簡化企業的管理負擔的同時，增加工作的靈活與彈性。
以下舉例說明RSI的服務特點：
1. 移動辦公需求
在移動辦公的工作模式，員工可以在通勤途中即送出文件列印任務，並在抵達辦公地點後從任何輸出設備取件。這種漫遊列印模式可提高工作效率，讓工作者在文件輸出與使用更加彈性、靈活。
2. 遠端工作需求
在遠端辦公的工作模式，工作者可能在咖啡廳等地點，透過各種不同的裝置工作。RSI可支援將文件掃描進不同的雲端平台，如 One Drive for Business、SharePoint、Google Drive、Dropbox、DocuWare Cloud 等，讓工作者可以使用不同的裝置隨時隨地使用文件。
在掃描部分，RSI解決方案提供17種語言的OCR辨識，可將文件掃描成Word, Excel, PDF 等不同格式。
3. 固定辦公地點
在固定辦公地點工作模式，工作者在送出列印需求後，可從辦公室內任一列印裝置憑認證取件，在提高工作效率的同時也減少誤印的可能。
在管理端，RSI提供雲端管理平台，將列印管理轉變為集中式，無須複雜的電腦程式，透過單一網頁介面即可輕鬆管理、安裝和維護不同地點的列印設備，大幅降低IT人員負擔。
最後，不論是在何處工作，安全性永遠是企業重視的關鍵。透過集中式管理，RSI可提供詳細的設備和使用者管理報告，這對於確保遵守安全協議（包括機敏資料）而言至關重要。
RSI可簡化列印設備管理和優化文件流程，隨選即用（Ready-to-use）的雲端解決方案則可更彈性地提供所需，讓企業可以應對多變的市場環境並維持敏捷與創新。不論是從企業管理端或是員工工作端，RSI解決方案皆能在加劇變化的商業環境中發揮效益，協助您持續專注前行。