掃描文件命名歸檔好麻煩？數位化時代的掃描解方

隨著數位轉型和科技的快速進展，企業內文件的數位化已成趨勢，再加上無紙化議題發酵，IDC、Quocirca 等對印刷趨勢預測報告皆指出全球文件掃描需求逐年上升，甚至超越傳統的列印與影印需求。企業和個人越來越依賴將紙本文件掃描轉換成數位檔案，方便儲存和分享，特別是在遠端工作模式逐漸增加的背景之下。

紙本掃描工作看似技術成本低，然而除了掃描本身外，資料整理、文件命名、歸檔都是重複性的繁瑣作業，若沒有理想的解決方案，可能會造成人力與時間的浪費。據調查，49%的員工由於公司內部文件管理不當，難以快速找到所需檔案，造成工作任務的延宕。因而如何優化掃描流程、提升工作時間效能，成為了企業在數位化環境下面臨的挑戰。

台灣理光身為辦公室解決方案領導品牌，透過多年服務企業優化辦公流程的經驗與客戶訪談，發現掃描作業人員常碰到以下幾項問題：

1. 文件掃描後，需要到企業雲端的資料夾取得檔案。然而企業雲端資料夾分類繁雜，搜索掃描檔案有如大海撈針。
2. 收到的紙本資料可能是 Word 檔案、Excel 或 PDF，掃描後無法轉成可編輯檔案，造成後續資料整理與修訂困難。
3. 當遇到大量文件需要批量掃描時，除了掃描時間冗長，更麻煩的是掃描後的資料夾分類，以及制訂統一命名規則。每一筆掃描檔案要更改名稱也需耗費許多時間。
4. 部分檔案在掃描後歸類為機敏資料，當要在這些文件押上浮水印或是 Logo 做註記時，需使用其他軟體在文件置入 Logo 或文字，造成額外作業時間。