合約流程數位化，光靠電子簽名夠嗎？
隨著企業快速的商務轉型與業務擴展，合約數位化的需求與日俱增。一紙合約從內部審閱到雙方簽署、歸檔，對於尚未導入合約管理系統的企業來說，存在許多問題和挑戰。除了審閱階段透過Email傳簽的版本紊亂，容易遺漏修改的條文，紙本郵寄合約簽署的過程更是耗時又無法追蹤進度，歸檔也有不易保存的問題。
其中特別是簽署，因難以掌握雙方高層主管的最終簽署決策時程，與郵寄往返時間，可能延誤合約生效，是合約管理流程中風險最高的階段。電子簽名除了免除實體紙本郵寄時間外，也是如今國際間的趨勢。然而台灣2002年所通過的電子簽章法年代久遠，關於適法性的部分已無法與國際標準對接，造成許多企業跨國商務合作的困擾。
台灣因而在2024年4月針對20年來未修正的電子簽章法修法通過，明定符合規定的具防止變造、偽造的電子文件、電子簽章，在功能上等同於實體文件及簽章，不得僅因其電子形式而否認其法律效力。
一站式合約審閱與簽署 完成合約流程數位化
基於以上因素，電子簽名成為許多企業簽署文件的優先選項，特別是商務合作中最關鍵的合約。企業都希望在適法前提下尋求更高效完成合約簽署的數位工具，市場上也出現許多電子簽名的相關解決方案。然而，簽署實際上只是合約流程的其中一環。若只有簽名走向數位化，審核、歸檔仍使用既有的NAS等非結構化儲存平台，便無法完整地將合約流程中所有簽核歷程、版本紀錄、合約到期日提醒整合到單一平台，導致資訊紊亂四散，無法因應稽核需求與合規或延遲履約時效，造成巨額損失。
台灣理光透過上百家企業法務單位需求訪談，推出「一站式合約審閱與簽署」以單一合約管理平台，整併合約審閱、簽署與歸檔保存三大流程，一站式完成合約審閱、簽名、儲存等動作。以下將分成合約流程幾個主要階段，說明一站式合約審閱與簽署的優勢。
內部審核階段：
在業務發起合約內部審閱時，可透過合併功能將客戶訂單等合約相關資料與合約主體，像迴紋針般整合為一份合約送審。同時透過一鍵索引功能，可快速圈選合約內容將重點資料摘要至中繼資料欄位中呈交，方便各審核關卡快速審閱合約重點資訊；系統並可依照填入中繼資料自動判斷合約簽核所需的審核關卡，符合企業核決權限與合規。更方便的是，可提供線上編輯合約文件與版本更新的功能，同時記錄完整的文件操作紀錄、合約審閱的意見與歷史紀錄，滿足稽核需求。
合約簽署階段：
一站式合約審閱與簽署在內部審閱關卡核准後，即會自動觸發傳送簽署需求至內部與客戶簽名代表，進行電子簽名。開啟信件進行雙因驗證，即會跳轉至簽核頁面。簽名者可手寫簽名，也可帶入設定好的印鑑章、簽名圖檔至簽署合約。雙方完成簽署後，系統即會將含電子簽名的合約與簽名證書，自動儲存於合約管理系統中並更新版本，同時寄送備份給客戶簽名代表留存。
歸檔階段：
除了將審閱和簽署合併外，一站式合約審閱與簽署最大的價值，即是能將歷年來跟客戶的合約內容納入Metadata (索引資料)。除了依照履約日期、到期日觸發提醒通知之外，也能將Metadata中累積的資料，包括合約金額、類別、付款條件、附加條款等做為優化合約流程時的判斷依據。