CKV GROUP 透過 AI 驅動數位轉型提升財務與營運效率
傳統流程的限制了業務成長的潛力，導入 DocuWare 進行流程自動化，提高生產力與與客戶服務品質。
案例摘要公司名稱：CKV GROUP 所在區域：歐洲－奧地利 所屬行業：提供專業清潔服務與保全服務 導入部門：財務、HR 主導部門：數位發展部 |  |
 | "透過 DocuWare，我們革新了供應商發票管理，並利用 AI 自動化了重複性工作。這套自我學習系統能持續提升準確性，大幅減少人工介入，從而提升生產力，讓員工能夠專注於更重要的任務。" Catharina Knobloch CKV GROUP總部位於奧地利，提供專業清潔服務與保全服務，致力於提升客戶滿意度並建立長期穩固的合作關係。 |
挑戰：傳統流程的限制了業務成長的潛力
GROUP 總部位於奧地利維也納，是一家提供專業清潔與保全的B2B 服務公司，擁有約 4,500 名員工。CKV GROUP 業務涵蓋從專業清潔服務公司 －Hellrein 到保全服務公司－ SIWACHT，為飯店、活動、商業及公共部門提供全方位服務。作為一家家族企業，我們始終專注於提升客戶滿意度，並致力於建立穩固且長遠的合作關係。
CKV GROUP 將傳統與創新融合，並擁有忠誠員工的支持，其中許多人已服務超過 20 年。然而，在瞬息萬變的商業環境中，管理層深知，未來的成長取決於業務流程的靈活性與市場應變能力。
CKV GROUP 首席數位長 (CDO) Catharina Knobloch 表示：「我希望 CKV 成為業界的創新領導者。然而，一些流程未能與我們的發展目標同步擴展，反而限制了成長潛力。例如，我們的供應商發票管理高度依賴手動處理，許多核心作業重複且易出錯，高峰時段，團隊難以及時處理所有發票！而短時間內增聘合格專業清潔與保全人員以提升產能也極具挑戰。」
選商關鍵：彈性高、可自訂，Ricoh 精準對應需求
CKV GROUP 團隊全面檢視業務流程，尋找可消除的瓶頸，並尋求最佳工具來提升營運效率。
「團隊對 DocuWare 的靈活性與可自訂功能印象深刻。此外，Ricoh 的企業文化與我們高度契合－其團隊展現出敏捷思維與強烈的客戶導向，這正是我們所重視的。在評估各種選項後，DocuWare 脫穎而出，我們很快做出決定」KV GROUP 首席數位長 (CDO) Catharina Knobloch 表示。
解決方案：導入 DocuWare 進行流程自動化
CKV GROUP 首先對發票處理進行數位轉型，從傳統紙本流程升級為高度自動化的數位解決方案。
「透過 DocuWare，我們革新了供應商發票管理，並利用 AI 自動化重複性作業。這套自我學習系統能持續提升準確性，大幅減少人工介入，從而提升生產力，讓員工專注於更具價值的任務」 Knobloch 解釋道。
在成功轉型發票處理後，CKV GROUP 進一步優化旗下清潔服務公司 Hellrein 的招聘與人資流程。
以往，求職者需填寫六頁紙本申請表，HR 需手動審核並將資料輸入薪資及相關系統。然而，手寫表格往往字跡難以辨識，特別是錯誤的電子郵件地址，導致薪資單等通知郵件無法送達，增加了 HR 團隊的行政負擔。
「導入 DocuWare 數位流程後，求職者可透過掃描 QR 碼，在手機上完成數位表單。當錄取後，數據會自動同步至系統，杜絕人工輸入錯誤並提升數據品質。由於我們每天平均進行 20 場面試，且員工通常在面試後 1-2 天內上工，快速且無誤的流程對我們至關重要。」
此外，集團亦針對部門間的內部溝通進行優化。
過去，每項工作、客戶與專案的關鍵任務文件皆需列印並分發至銷售、營運及財務團隊。為了展開工作，經理需親自到辦公室收集文件或透過電子郵件請求資料。然而，規格變更經常未能同步更新至所有文件副本，且紙本與郵件的龐大數量已對團隊造成負擔。
「透過 DocuWare，我們建立了一套流暢的工作流程，確保資訊即時共享，團隊可透過行動應用程式隨時隨地存取資料，並透明追蹤進度，」 Knobloch 說道。
「DocuWare 讓所有部門皆可即時獲取最新資訊，並徹底消除紙本文件。我們現在能分析工作流程，獲得新洞察，進一步探索如何發揮最大潛力。」
關鍵效益：提高生產力與客戶服務品質
在多個部門推行 DocuWare，使 CKV GROUP 能夠打造現代化且高效的工作環境，提升員工滿意度與客戶服務品質。
「DocuWare 的優勢在季節性高峰期尤為顯著」 CKV GROUP 首席數位長 (CDO) Catharina Knobloch 表示。
「例如，我們的客戶包含維也納的知名五星級飯店，夏季對我們的依賴度極高，對團隊帶來極大壓力。透過 DocuWare 進行流程自動化，我們大幅減輕了行政與財務負擔，釋放更多資源與成長空間。員工不僅獲得更好的工作與生活平衡，還能更有效地支援營運團隊，確保始終提供卓越的客戶服務。」
透過與 Ricoh 合作推動 DocuWare 數位轉型專案，CKV GROUP 為各部門帶來顯著效益。減少紙本作業有助於提升效率、降低成本、促進環保，同時也為企業績效提供更深入的洞察。
成功轉型後的未來展望
憑藉 DocuWare 直觀的視覺化工作流程設計工具，CKV GROUP 現可內部開發數位化流程，加速數位轉型並降低導入成本。
「自動化發票處理已成為我們內部的標竿專案，許多部門主管主動邀請我們協助優化他們的流程，」 Knobloch 表示。
「看到員工主導流程優化，不僅提升了生產力，還帶動了員工滿意度，這讓我們深感欣慰。對我而言，流程優化應由實際執行工作的人推動，而非單靠 IT 部門推行。我們對這些成果與未來發展充滿期待。」
案例總結
導入 DocuWare 之後， CKV GROUP 公司實現了以下效益：
1. 供應商發票管理自動化，提升效率與準確性
✔️ AI 驅動發票處理，減少手動輸入錯誤
✔️ 高峰期穩定運行，確保準時付款
2. HR 數位化，加速人才招聘與入職流程
✔️ 應徵者透過 QR Code 填寫表單，數據自動匯入系統
✔️ 降低人工錯誤，提升資料準確度
✔️ 縮短入職流程至 1~2 天，強化人力調度靈活性
3. 內部協作優化，資訊流通更高效
✔️ 文件即時共享，團隊可隨時存取與更新
✔️ 工作流程透明化，確保責任明確與執行順暢
✔️ 減少紙本作業，降低遺失與重工風險
4. 提升員工體驗，增強工作效能
✔️ 減輕行政與財務團隊的重複性工作負擔
✔️ 讓員工專注高價值任務，提升工作滿意度
✔️ 改善工作與生活平衡，提高人才留任率
5. 推動可持續發展，深化數位轉型
✔️ 減少紙本，降低營運成本並提升環保效益
✔️ 靈活調整數位流程，提升組織應變力
✔️ 強化企業競爭力，為未來成長奠定基礎
DocuWare 不僅提升 CKV GROUP 的營運效率，更推動企業向數位化、智慧化邁進，打造更具競爭力的未來。