Peterbilt of Wyoming
Peterbilt of Wyoming 在導入 DocuWare 之前，面臨著嚴重的紙本流程管理挑戰，特別是在銷售訂單和零件召回時。導入DocuWare 後轉型為高效的數位作業模式，不僅提升企業競爭力，也為未來發展奠定了堅實的基礎。
案例摘要公司名稱：Peterbilt of Wyoming 所在區域：美國(五個服務據點) 所屬行業：重型卡⾞和拖⾞經銷商 導入部門：銷售訂單、財務、零件與維修服務 導入平台：DocuWare 雲端 整合系統：庫存管理系統 DIS Solution |  |
 | "我不敢相信我們在 DocuWare 中找資料的速度如此之快! Fred DeVore |
挑戰：低效率的紙本流程與限制
Peterbilt of Wyoming公司在美國已經營業 70 年，是一家由第三代經營的家族企業，擁有五個服務據點，為油田、煤礦、掃雪等產業提供客製卡車與車輛的保養維護服務。該經銷商擁有 5,000 名客戶，處理數千份與卡車相關的訂單，包括銷售訂單、維修服務訂單和保固訂單。
在 DocuWare 之前，所有這些文書工作都是手動處理的。 「我們經常在不同地點之間郵寄或透過FedEx快遞運送文件，我們在郵資上的花費超出了合理的範圍！」德沃爾說。
導入DocuWare 加速生成新訂單
每輛卡車都是針對特定產業需求客製的，並在客戶購買車輛時記錄卡車規格。如果同一客戶想要購買另一輛相同的卡車，則會檢索該卡車的規格並用於建立新訂單。
Before：銷售人員必須等待兩到三天才能取得原卡車規格書的紙本文件(含文件寄送時間)。
After：使用 DocuWare 後，搜尋卡車規格書只需幾分鐘。
數位化也加速發票開立與應收帳款的入帳。「我認為客戶付款的的速度更快，」DeVore 說。當應收帳款發票結清後，無論是維修發票還是零件發票，都會自動存檔在 DocuWare 中，並且可以輕鬆找到。
解決方案：DocuWare 數位化管理
Before：如果某個零件被召回，必須找到該零件的每張發票並通知客戶，這曾經是一個繁瑣的⼿動過程。
After：DocuWare 加速簡化了過程。 「如果某個零件需要被召回，我們可以在DocuWare 依照日期、發票號碼、單位編號甚至全文進行搜尋，找到採購該零件的所有客戶。」DeVore 說。另外，主管可以透過DocuWare電⼦簽名功能簽署⽂件並自動將簽署後文件發送到所需要的單位。「我不敢相信我們在 DocuWare 中找資料的速度如此之快!!」DeVore總結。
DocuWare 可整合庫存管理系統，這種靈活性對我們來說是一個重要因素。
選擇 DocuWare 的一個重要原因是它能夠與其他軟體整合，DocuWare 與我們公司採用的庫存管理系統 - DSI Software 整合，可確保員工日常工作中更輕鬆地使用DocuWare加速工作流程，並有助於在未來帶來更多的靈活性與增加效率。
效益分析：業務運營效率的全面提升
Peterbilt of Wyoming 的85名員工中有55位員工藉由DocuWare加速工作效率，存放了超過 59萬份文件，同時每月掃描超過 25,000 份文件。
數位化釋放了儲存空間。該公司原本計劃再增加兩個 20 x 40 英尺的儲存櫃，當他們導入DocuWare 後改以數位方式儲存文件，就沒有必要了，他們甚至將現有的儲存區改造成會議室。
數位化轉型並未導致失業。DeVore 說：「我們並沒有想裁掉任何人，實際上我們增加了一個人來負責掃描和歸檔，使用 DocuWare 使我們更有效率。該客戶正在研究 DocuWare 的其他功能以持續擴展數位創新。」
案例總結
導入 DocuWare 之後，Peterbilt of Wyoming 公司實現了以下效益：
✅ 高效文件檢索：透過數位化儲存與搜尋功能，員工在數秒內找到所需卡車規格書、零件發票，提升作業效率。
✅ 強化訂單與財務管理：系統自動分類與存檔訂單、發票等關鍵文件，減少人工處理錯誤並加速財務核對流程。
✅ 增強應變能力：無論是在辦公室或遠端，員工都能即時存取與追蹤訂單，提高業務彈性。
✅ 提升合規性與安全性：DocuWare 提供完善的存取控制與審計紀錄，確保文件的完整性與合規性。
✅ 降低營運成本：減少紙張使用與實體儲存空間的需求，同時優化人力資源配置。