智能辦公解決方案，助您的企業聰明工作
隨著數位和自動化科技的發展，智能辦公（Smart Office）的概念在這幾年間蔚為風潮。所謂Smart，其實是指透過科技的協助讓設備變得更人性化，幫助人們以更有效率、更節能的方式做事，從行為面根本改善傳統工作流程。
智能辦公的概念，也正符合理光整合人、空間、科技、流程推出解決方案的理念。以人為核心，我們的目標始終是讓員工不論身在何處，都能以最有效率的方式辦公，透過科技的輔助優化流程和空間規劃，推出各式解決方案協助企業能將更多時間投入發展企業核心，持續專注前行。
在如今的後疫情時代，混合辦公的出現產生了許多因異地工作而生的問題。在多變的工作環境中，我們更需要聰明、人性化、自動化地解決這些問題。在這裡, 讓我們從員工一天中的辦公日常行為，來看看可能性的智能辦公解決方案。
🕘 09:00 上班打卡－智能溫測門禁系統
地點：公司
隨著疫情延燒，如何有效率的控管出入人員的體溫狀況，成為許多企業關注的重點。部分企業的做法是安排人力檢查員工、訪客是否有確實溫測和戴口罩，但這不僅會浪費許多時間，也有可能發生疏漏。
為解決這些問題，台灣理光推出的「智能溫測門禁系統」（EQ Recognition；EQR）可透過人臉辨識技術與智能溫測，更快速地做到體溫檢測。EQR同時整合了打卡系統，讓人資部門以更有效率的方式管控人員出入，減少人力資源的浪費。
了解更多：最適化解決方案，一次化解門禁考勤、體溫量測、訪客管理難題
🕙 10:00 部門早會－電子白板
地點：不限
透過會議協作溝通是員工的日常之一，然而隨著疫情讓混合辦公成為企業營運的必要選項，管理者開始思考的是如何讓員工不論在何處開會，都能順利互動、提出創意想法。在一般小規模會議中，與會者可以透過電腦、手機進行簡易操作處理，然而若是參與人員較多的專案，傳統的視訊會議較難有效做到多人互動和即時的意見交流。
為解決這項問題，台灣理光的電子白板，可讓來自世界各地的使用者同步分享畫面，透過同步編輯文件、設計圖，讓與會者不論身在何處，都能透過手邊裝置清楚看到目前的協作狀況，並以最直覺的方式在白板上互動交流。會議結束後，也能立即將記錄傳送給各與會者，大幅增進遠端開會效率。
🕑 14:00列印合約－RICOH Cumo-nect Office
地點：公司
員工另一項日常業務是處理文件，包括列印與掃描、查詢檔案和歸檔等。傳統事務機讓員工在送出文件時需選擇機器，不僅選擇錯誤會浪費許多時間，一鍵送出即列印的行為也可能造成誤印的資源浪費。
台灣理光的列印管理提供雲端支援整合服務功能，讓員工可將文件統一傳送到事務機後，再到機器前透過卡片做身分認證後列印。其好處除了減少選錯機器的可能性之外，更結合了身分認證的步驟，與列印前確認的環節，大幅減少誤印的可能性。
🕒 15:00補充碳粉－@Remote
地點：公司
對於公司的總務人員而言，事務機碰上碳粉用盡或故障時，往往需要花許多時間聯絡溝通，叫修後等待廠商前來維修。對於急著將合約、報價單等重要紙本文件印出的員工而言，這些等待無疑會拖累工作效率。
為了解決這項問題，台灣理光推出的@Remote服務，可透過物聯網技術偵測，提早用戶一步了解碳粉和零件使用情況，做到自動抄錶和叫碳功能，提高日常裝置管理的效率。另外，碰上故障或其他問題時，也能將自我診斷資料轉至台灣理光客服中心，協助客戶做好設備穩定性的把關。
了解更多：Ricoh @Remote
🕔17:00 查找報價單資料－企業內容管理工具
地點：自家
在混合辦公模式之下，紙本文件的調閱因為多地辦公而成為一個問題。要讓員工在任何地點皆能安全取得所需資料，對許多企業而言數位化便是眼下的當務之急。然而，若缺乏文件管理政策的制定與合適的企業內容管理工具，數位化後的資料在存取上恐怕衍生出查找的人力時間成本浪費，以及安全性的風險。
如何讓資料的數位化和後續歸檔、查找變得更人性化？台灣理光的企業內容管理工具可讓企業自訂分類規則，在文件歸檔時自動生成對應的資料夾路徑，並在文件數位化階段，透過光學字元辨識的文件擷取技術，將各種型態的非結構化資料轉成文字資料統一納管，讓後續可透過全文檢索輕鬆查找。
了解更多：OceanX ECM｜企業內容管理
在每個時代，因應時代變遷與企業的永續成長，如何能夠保持企業的應對彈性與最佳狀態，都需要持續尋找最聰明的工作策略。以上的解決方案，正是將混合辦公環境會碰到的問題做為發想起點，在數位化的基礎之上幫助人們以更有效率、更節能的方式工作，改善工作流程。請讓台灣理光的智能辦公解決方案，協助您將更多時間投入發展企業核心，持續專注前行。