智能訂單擷取與管理
訂單管理常見挑戰
人工輸入訂單耗時、效率低落
- 訂單量大時恐延誤交貨時程
- 手動輸入訂單資訊忙中有錯
(ex:錯誤的產品數量或價格)- 導致庫存混亂或客戶投訴
跨部門協作不順，影響客戶體驗
- 缺乏串接銷售、倉儲、物流和財務的系統
- 部門協作不暢
(ex:各種延遲、錯誤和溝通問題)- 降低客戶滿意度
缺乏透明度與可見性
- 缺乏訂單和庫存的即時可見性
- 訂單變更管理困難
(ex:手動流程難以及時處理造成錯誤)文件管理分散，增加稽核難度
- 單一訂單、合約跨部門重複儲存
- 缺乏安全易用的文件儲藏庫
- 增加合規與稽核的難度
要解決這些挑戰，企業可以考慮引入訂單自動化和流程整合系統，以加速訂單處理、減少人為錯誤並提升整體訂單管理的效率和精確性。
智能訂單擷取與管理的效益
訂單與相關文件井然有序
✔️ 集中並關聯所有訂單文件
(ex:報價單、訂單、合約、出貨單、發票)✔️ 形成完整客戶記錄，促進跨部門處理
✔️ 確保隨時隨地可立即查詢進度
跨部門流程無縫的協作
✔️ 確保負責人即時收到訂單任務通知
✔️ 自動提醒待處理任務
✔️ 縮短報價至開發票的處理時間
訂單處理進度完全透明
✔️ 確保決策透明並留存紀錄
(ex:是否有折扣?)✔️ 可即時或多年後查看每個處理步驟
✔️ 確保合規性
整合 ERP 和 CRM 系統
✔️ 免除跨系統切換，提高調閱文件效率
✔️ 無須再印出大量紙本保存以符合法規
✔️ 數位歸檔訂單文件可整批匯出供稽核
✔️ 加速訂單管理與營運效率
客戶成功案例
 | "我不敢相信我們在 DocuWare 中找資料的速度如此之快! Fred DeVore |
智能訂單管理六步驟
步驟一：智能訂單擷取 Capture
⟡ 自動化處理各種版型訂單
Email 收到的訂單、掃描訂單、線上填寫的訂單，透過AI智能擷取學習各種版型訂單，自動擷取訂單的關鍵資訊，例如公司名稱、品項、數量、金額等儲存至系統。
步驟二：存取與調閱 Access
⟡ 立即檢索客戶訂單相關文件
DocuWare 自動中央儲存確保客戶與專案記錄有序。透過全文搜尋或篩選器，即時存取訂單、合約、出貨與發票。輕點幾下，即可快速傳送文件給客戶，簡化溝通並提升效率。
步驟三：處理過程 Process
⟡ 自動化流程，優化客戶服務
透過可自訂工作流程，高效管理訂單處理。自動分配任務、設定例外規則與核准層級，即時掌握最新狀態，提升服務效率。
步驟四：追蹤進度 Track
⟡ 跨部門同步，訂單流程零延誤
DocuWare 自動追蹤進度並設定到期提醒，確保團隊即時掌握訂單狀態。快速存取關鍵資訊，管理截止日期，並透過通知機制確保準時回應，提升協作效率，避免錯誤與延誤。
步驟五：資料安全防護 Protect
⟡ 確保安全歸檔和資料保護
DocuWare 符合資料保護規範，確保客戶文件安全儲存。嚴謹權限控管與標準流程防止遺失、濫用與竄改，並於稽核或法律需求時即時提供關鍵資訊，提升組織信譽與可信度。
步驟六：跨系統整合 Integrate
⟡ 透過跨系統整合簡化訂單處理
DocuWare 可整合 Salesforce、SAP 等 ERP／CRM 系統，讓訂單資料無縫流動，減少手動錯誤。快速查閱客戶資訊或更新訂單，加速處理並強化跨部門協作。
這些功能助企業提升訂單效率、強化協作、確保決策透明，並保護敏感客戶資料。
