智能時代，如何讓資料變知識?
隨著數位科技的普及和AI智能的發展，資料的傳播比過去快速，任何人都能更輕鬆地獲得所需資料。但隨著資料量遽增，如何有效的使用這些資料變成為一項巨大的挑戰。
根據國際數據資訊（IDC）調查，預估2025年全球資料總量會達到175ZB，反應在日常工作中就是人們每天經手的資料越來越多，這些資料的搜尋和整合時常造成工作進度的延宕。據麥肯錫公司研究，員工每週平均花費9.3小時搜尋紙本資料，相當於每周工時的25%到30%。
面對大量的紙本、數位資料，企業需要提升資料整合、分析的效率，並將其轉化成可用的知識，才能使人們從繁瑣的工作中釋放，發揮創造力。
數位化無法改變資料雜亂本質
在資料的整合與分析上，將紙本轉變成查找和歸檔成本較低的數位資料是第一步。然而單純將紙本掃描成數位文件，並無法改善其雜亂的本質。例如當我們要尋找特定年份的歷史報價單時，若該數位化的報價單檔名未標明年份，或歸檔邏輯不清導致人員找不到存放位置，仍會消耗額外的時間。
在上述例子，可看出問題在於該報價單掃描時並沒有經過系統性管理，導致後續查找困難。收到資料後的謄打、整理、掃描和命名歸檔，每一個階段都需花費時間人力。關鍵是如何讓這些數位化步驟變得簡單和聰明，才能讓數位資料真正成為可系統性管理的知識。
以「自動化」和「智能化」讓資料變成知識
台灣理光的文件流程解決方案，能夠結合自動化與智能化工具，簡化數位化的步驟，為企業加速資料搜尋、比對分析和歸檔的效率。相關解決方案如下：
文件數位化委外服務
台灣理光的文件數位化服務除了提供紙本文件掃描，也會根據客戶需求及檢索規則，將數位化後的檔案命名。從文件數位化、倉儲管理到一站式文件生命週期服務，台灣理光皆會以嚴格的作業流程安排，為客戶解決企業文件流程問題。
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大批文件掃描後的命名和歸檔時常需花費許多作業時間。台灣理光的解決方案透過 OCR 光學字元辨識技術，針對不同類型的文件進行命名規則的制定，再將掃描文件自動歸檔至指定資料夾。在大批文件的掃描中，自動化省去逐筆建檔的人工時間，僅需一次性檢查命名結果即可。
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智能化：AI 智能擷取與歸檔
諸如訂單、發票、應付帳款單據上的資訊繁瑣，人工謄打不僅耗時，更有錯誤發生讓公司面臨財務風險的可能。台灣理光的解決方案透過智能擷取輕鬆掃描關鍵資訊，並將其轉換為可搜尋的結構化索引資料。智能化解方讓人力集中在完成掃描後的檢查，大幅降低謄打的錯誤率。
延伸閱讀：文件擷取與自動化流程企業內容管理平台
企業內容平台可統一納管文件和非結構資訊，包括紙本文件、E-mail、數據資料等等。繁瑣的合約流程也可整併至單一平台完成，提升部門協作效率。透過統一管理文件版本和標準化歸檔邏輯，讓後續資料查找、分析和比對變得容易。
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